Prava i obaveze po novom Zakonu o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti
dr Tatjana Kikić za Pravni komplet
Paragraf intervju - NOVEMBAR 2020
- Šta biste izdvojili kao novinu u radu Arhiva i da li je Arhiv spreman za primenu novog Zakona?
Izazovi arhivske struke kod nas se ogledaju u dvema velikim novinama i promenama društvenim i tehnološkim. Pojavila se nova forma arhivske građearhivska građa u elektronskom obliku. Takođe, promenjeni su i neki osnovni pojmovi u arhivističkoj nauci. Registraturski materijal se sada naziva dokumentarni materijal. Menjaju se forme vođenja osnovnih i pomoćnih evidencija.
Arhivistika je nakon skoro pune tri decenije dobila novi Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti, usvojen početkom ove godine. Primena novog zakona iziskuje dodatnu tehnološku i kadrovsku opremljenost Arhiva.
Novi Zakon bi trebalo da uvede srpsku arhivistiku u 21. vek. Da pomiri staro, klasično zanimanje arhivista sa modernim tehnologijama, a istovremeno, da sačuva tradiciju staru više od dva veka.
- Da li su svi privredni subjekti obavezni da imaju odgovorno lice za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala i da vode arhivsku knjigu?
Na osnovu Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (“Sl. glasnik RS”, br. 6/2020), član 9. stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog ma-terijala dužni su da savesno čuvaju u sređenom i bezbednom stanju arhiv-sku građu i dokumentarni materijal u obliku u kom su nastali. Zato je neophodno da se obezbedi odgovorno stručno lice za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom.
Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala je dužan i da izvrši proveru stručne osposobljenosti zaposlenih koji upravljaju dokumentima.
Dokumentarni materijal predstavlja celinu dokumenata, ili zapisa koji nastaje radom stvaraoca, a iz njega se valorizuje deo, koji se mora čuvati trajno i što predstavlja arhivsku građu, a potom i kulturno dobro. To znači da su osim tehničke i fizičke zaštite dokumentarnog materijala, u obavezi da uredno upravljaju dokumentarnim materijalom i to: da evidentiraju, klasifikuju, arhiviraju, čuvaju dokumentarni materijal, vode arhivsku knjigu na propisanom obrascu, kao i da redovno sarađuju sa nadležnim javnim arhivom kako bi uspešno sprovodili sve mere upravljanja i zaštitom dokumentarnog materijala.
Arhivska knjiga je osnovna evidencija o celokupnoj arhivskoj građi i dokumentarnom materijalu nastalim u radu stvaraoca. To je inventarni godišnji popis gde svaka kategorija dokumentarnog materijala dobija svoj arhivski broj, koji se upisuje na registratursku jedinicu (registrator, arhivsku kutiju, fasciklu...).
Arhivska knjiga (prepis arhivske knjige) se dostavlja nadležnom arhivu najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini.
Osim toga i brojni drugi propisi obavezuju privredne subjekte da čuvaju dokumenta, npr. one koji se odnose na finansijsko poslovanje, plaćanje poreza, zaštitu zaposlenih i ostvarivanje prava zaposlenih, osnivanje i registraciju firme i drugo. I zbog toga je neophodno, ali i svrsishodno da se obezbedi zaštita arhivske građe i dokumentarnog materijala kao i da se vodi arhivska knjiga, koja osim što inventariše dokumentarni materijal, ona ga i sistematizuje i olakšava njegovu pretragu.
- Koje su druge obaveze privrednih subjekata kao stvaralaca i imalaca arhivske građe i dokumentarnog materijala koje bi trebalo istaći?
Privredni subjekti, stvaraoci i imaoci dokumentarnog materijala u obavezi su da donesu opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala, da donesu Listu kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja, kao i opšti akt o načinu evidentiranja zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata (član 14).
Nadležni javni arhiv daje saglasnost na predlog Liste kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala. Ovom prilikom, u toku izrade samog predloga Liste neophodno je u ovaj akt uneti sve zakonske rokove čuvanja. Tamo gde rokovi nisu predviđeni zakonima, neophodno je konsultovati rukovodioce organizacionih jedinica pravnih lica, kao i nadležan arhiv. Po dobijanju saglasnosti i usvajanja Liste kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala, odnosno rokova čuvanja, privredni subjekti su u mogućnosti da klasifikuju dokumentarni materijal, odabiraju arhivsku građu, ali i izlučuju bezvredan dokumentarni materijal.
Takođe, obaveza stvaralaca, odnosno imalaca arhivske građe su i predaja sređene i popisane arhivske građe nadležnom javnom arhivu, po isteku trideset godina od dana njenog nastanka.
Obaveze privrednih subjekata koje smo ovde istakli su, konačno i način da se deo današnje istorije srpskog društva prenese i budućim generacijama.
- Kada je reč o obavezi donošenja odgovarajućih pravnih akata iz člana 14. Zakona, da li privredni subjekti već sada mogu uputiti nadležnom arhivu zahtev za dobijanje saglasnosti na Listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja, s obzirom da se bliži početak primene Zakona?
Na osnovu još uvek važećeg Zakona o kulturnim dobrima, koji je usvojen 1994. godine (“Sl. glasnik RS”, br. 71/94) definiše se obaveza svih pravnih lica, državnih organa i organizacija, organa jedinica teritorijalne autonomije i lokalne samouprave, ustanova, preduzeća, da utvrde Listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja.
Bez usvojene Liste kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala, pravna lica nemaju detaljno razrađen normativni akt po kome mogu da klasifikuju i uređuju svoj dokumentarni materijal.
Ona definiše rokove čuvanja kompletnog dokumentarnog materijala koji nastaje radom nekog pravnog lica. Izlučivanje bezvrednog registraturskog materijala je moguće jedino ukoliko je sprovedeno na osnovu rokova čuvanja definisanih Listom kategorija.
- Na koji način privredni subjekti pristupaju arhiviranoj dokumentaciji?
Pristupanje arhiviranoj dokumentaciji može biti na dva načina u zavisnosti gde je dokumentacija arhivirana i to: u sopstvenim prostorijama arhivskog depoa, ili u nadležnom arhivu. U sopstvenoj arhivi, pristup se obavlja preko ovlašćenog lica. Pristupanje arhivskoj građi predatoj nadležnom javnom arhivu sprovodi se po proceduri nadležnog javnog arhiva.
- Koji je postupak arhiviranja dokumenata koji nisu izvorno nastali u elektronskoj formi, ali su kasnije digitalizovani?
Stvaralac dokumentarnog materijala je u obavezi da ga čuva u izvornom obliku, onako kako ga definiše Lista kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja. Arhivska građa čuva se trajno u obliku u kojem je nastala.
U Arhivsku knjigu se upisuju sve kategorije izvornog dokumentarnog materijala, koji nastanu tokom jedne kalendarske godine. Potom se registraturske jedinice, u kojima se čuva dokumentacija, obeležavaju pripadajućim arhivskim oznakama.
Ovde treba još istaći, sva dokumentacija se uvek mora čuvati u izvornom, originalnom obliku bez obzira na njenu digitalizaciju. Sav dokumentarni materijal se mora čuvati do isteka roka utvrđenog Listom kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala.
Novina u Zakonu je da izvorni oblik dokumentarnog materijala, koji nije elektronski i za koji nije propisan trajan rok čuvanja može se uništiti i pre isteka propisanog perioda čuvanja, ali samo ukoliko se čuva u okviru usluge kvalifikovanog elektronskog čuvanja dokumenata. (Član 6)
- Kakve su kazne predviđene za privredne subjekte koji krše zakonske obaveze?
Predviđena kazna za pravno lice iznosi od 50.000,00 do 2.000.000,00 dinara, a kazna za odgovorno lice je od 5.000,00 do 150.000,00 dinara.
- Da li je moguća primena zakona na osnovu ranijih podzakonskih akata (Uredba o kategorijama (“Sl. glasnik RS”, br. 44/93), ili se očekuje skoro donošenje ključnih podzakonskih akata za sprovođenje novog Zakona?
Moram istaći da nov zakon nije uneo neke velike novine u ovoj oblasti, što se tiče samog metoda i značaja uređenja i zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala. Tehnološke promene kao i sâm način života i prakse, svakako unose promene u načinu stvaranja i vođenja dokumentarnog materijala, načina arhiviranja i korišćenja arhivske građe. Izrodio se novi, elektronski oblik arhivske građe, što je svakako proizvelo i nužnost izrade normativnog okvira.
Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti je svakako konkretniji u odnosu na zakon o kulturnim dobrima, jer je i sama arhivska delatnost u njemu detaljno razrađena. Prethodni Zakon o kulturnim dobrima je bio uopšteniji i što se vidi i po nazivu, zahvatao je šire oblasti. Novi zakon preciznije i detaljnije tretira ova pitanja, posebno zaštitu dokumentarnog materijala kod stvaraoca.
Konkretno, Uredba o kategorijama registraturskog materijala iz 1993. godine, koju ste pomenuli, je uveliko prevaziđena, upravo zbog tehnološkog napretka. Takođe, ona ne definiše mnoge kategorije dokumentarnog materijala, koje su u međuvremenu nastale, pa je i po tom osnovu odavno zastarela. Konkretno, u tom aktu kategorije nisu dovoljno i detaljno razvrstane, odrednice su tematske, pa je kompletna oblast delatnosti definisana kao trajna kategorija. Stoga se i dešavalo da je i to razlog da su u mnogim državnim organima arhivski depoi prepuni, jer postupajući po predmetnoj Uredbi, ispostavilo se da se sve čuva trajno.
Sprovođenje zakona je moguće i pre njegovog neposrednog stupanja na snagu, jer i važeći propisi se protežu u budući zakon, ali podzakonska akta su potrebna radi efikasne primene novog zakona. Arhiv Srbije učestvuje u radnoj grupi za izradu podzakonskih akata.
- Planovi Arhiva za naredni period?
Arhiv Srbije je pre jedne decenije osmislio strategiju svoje delatnosti i sve što radi je deo vizije jedne od najznačajnijih nacionalnih ustanova koja čuva pamćenje države, naroda i pojedinaca. Naravno, digitalizacija je jedan od prioriteta na čemu se intenzivno radi, kao i izrada podzakonskih akata za Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti.
U narednom periodu sledi nastavak saradnje sa Osmanskim arhivom u Istanbulu na istraživanju građe značajne za istoriju srpskog naroda u periodu turske vlasti. Tu su zatim, nastavak rada na ediciji Istorija srpske diplomatije, u kojoj je već objavljeno šesnaest tomova zbornika dokumenata, nastavak objavljivanja najznačajnijih dokumenata o istorijskim ličnostima u okviru serije “Podsećanja”, objavljivanje dokumenata iz istorije Prvog svetskog rata, nastavak objavljivanja dokumenata u okviru “Male biblioteke Arhiva Srbije”, objavljivanje fotomonografija u okviru serije “Vizuelna istorija”, studijski katalozi izložbi, posebna izdanja. Osim redovne delatnosti na zaštiti arhivske građe Arhiva Srbije, zaštiti dokumentarnog materijala i arhivske građe registratura Arhiva Srbije, sledi i nastavak rada na digitalizaciji, sređivanju i obradi arhivske građe srpskog porekla, a koja se nalazi van granica Srbije.
Prvenstveno, to je zaštita arhivske građe u srpskim pravoslavnim crkvenim opštinama i eparhijama u Trstu, Beču, Dubrovniku, Sentandreji i Londonu. Saradnja sa stranim državnim arhivima na zajedničkim projektima, jer takođe nešto što spada u strateška opredeljenja Arhiva Srbije. Tu su još i studijske izložbe u Arhivu Srbije i inostranstvu.